We weten allemaal hoe het vaak gaat: workflows zitten vol met taken die niets bijdragen aan het succes van de organisatie. Deze overbodige taken zorgen voor een hogere werkdruk, vertragen processen en leiden tot inefficiënties. Dit heeft een flinke impact op de productiviteit én op de tevredenheid van je klanten. In deze blog legt Pieter den Hollander, eigenaar van Deep Value, uit hoe je deze onnodige taken kunt identificeren en elimineren, zodat je organisatie beter presteert.
Hoe overbodige taken ontstaan
Onnodige taken sluipen vaak langzaam in bedrijfsprocessen. Soms ontstaan ze als tijdelijke oplossing voor een probleem, maar blijven ze bestaan, ook als ze niet meer nodig zijn. Denk bijvoorbeeld aan een Excel-sheet die ooit werd geïntroduceerd om een specifieke situatie bij te houden, maar nu – jaren later – nog steeds wekelijks wordt gemaakt, terwijl de situatie allang is veranderd. In andere gevallen komt het door slechte communicatie tussen afdelingen, waarbij elk team vasthoudt aan de eigen procedures zonder het grotere plaatje te zien. Dit zorgt voor dubbel werk, vertragingen en inefficiënties die het hele proces vertragen.
De impact op je organisatie
Workflows die vol zitten met overtollige stappen, verhogen de werkdruk zonder dat het je iets extra’s brengt. Je mensen raken gefrustreerd omdat ze tijd kwijt zijn aan werkzaamheden die weinig tot geen waarde toevoegen. Dit zorgt voor vertraging bij het nemen van beslissingen en heeft een negatieve invloed op zowel klant- als medewerkerstevredenheid. De doorlooptijd van processen loopt op en je mist kansen, simpelweg omdat je waardevolle tijd en middelen verspilt aan taken die er niet toe doen.
Hoe je deze taken herkent
Het is niet altijd makkelijk om deze tijdverslinders te herkennen. Vaak zijn ze zo ingebakken in je processen dat je niet meer opmerkt waar het misgaat. Je moet kritisch naar elke stap in je bedrijfsproces kijken en jezelf de vraag stellen: Is deze handeling echt nodig? Voegt het waarde toe? Door je processen op deze manier stap voor stap te doorlopen, ontdek je waar de knelpunten zitten en welke stappen je kunt elimineren.
Process Mining als oplossing voor inefficiënties
Hier komt Process Mining in beeld. Met Process Mining krijg je een gedetailleerd beeld van je bedrijfsprocessen op basis van real-time data uit je systemen. Hierdoor kun je inefficiënties en overbodige taken snel opsporen. Process Mining analyseert elke stap in je workflow en identificeert waar taken kunnen worden geëlimineerd of geoptimaliseerd. Dit geeft je processen als het ware een brein, doordat ze voortdurend worden geanalyseerd en verbeterd. Zo transformeer je statische workflows in dynamische, lerende systemen die efficiënter en waardevoller zijn voor je organisatie.
Het resultaat van een efficiëntere workflow
De voordelen van het verbeteren van je workflow dienen zich al snel aan. De doorlooptijd van processen verkort, je teams werken productiever, en er komt meer ruimte voor taken die écht waarde toevoegen. Daarnaast creëer je een werkcultuur waarin medewerkers zich meer betrokken voelen, omdat ze zien dat hun werk direct invloed heeft op het resultaat. Dit leidt uiteindelijk tot meer tevreden klanten. En daar draait het toch allemaal om, toch?
Zelf aan de slag?
Process Mining biedt op detailniveau inzicht in je bedrijfsprocessen en -prestaties, waardoor je gericht verbeteracties kunt toepassen. Benieuwd hoe je jouw bedrijfsprocessen kunt optimaliseren? Deep Value begeleidt organisaties hierbij. Dit doen we op zo’n manier dat medewerkers het straks zelf kunnen. Ons motto is niet voor niets ‘voordoen, samendoen, zelf doen’. Wij leren je hoe het werkt en de tools en middelen stellen je in staat om uiteindelijk zelf veranderingen door te voeren.
Wil je weten hoe je Process Mining en de DTO in jouw organisatie kunt toepassen? Wij laten je middels een Proof of Value graag zien hoe je de controle terugkrijgt! Neem contact met ons op als je de mogelijkheden wilt ontdekken. Omdat inzicht de eerste stap is naar verbetering.
Wel nieuwsgierig, maar eerst nog wat verder verkennen? Volg onze LinkedIn-pagina en we zullen je regelmatig inspireren.
Geef een reactie