Onderhoud en reparaties op locatie brengen vaak uitdagingen met zich mee. Service monteurs, planning en systemen goed op elkaar afstemmen vraagt om strakke coördinatie. Een internationaal bedrijf in de energiesector liep vast op dit punt. Inefficiënte processen zorgden voor langere onderbrekingen, oplopende kosten en ontevreden klanten. Dit moest anders.Samen met Deep Value hebben ze deze problemen weten te tackelen. In deze blog vertelt Pieter den Hollander, eigenaar van Deep Value, hoe dit is gelukt en, belangrijker nog, wat jij hiervan kunt leren.
Wat ging er mis? De uitdagingen van een internationale speler
We hebben het hier over een organisatie die onderhoudsdiensten levert aan het elektriciteitsnet over de hele wereld. Ondanks hun ervaring en schaalgrootte liepen ze tegen meerdere problemen aan. De planning liet te wensen over; technici werden te laat ingepland, waardoor klanten langer met onderbrekingen zaten. Medewerkers maakten vaak onnodige reistijden, terwijl er lokaal voldoende expertise beschikbaar was. Taken werden niet altijd volledig gerapporteerd, wat zorgde voor vertragingen bij de facturatie en het opvolgen van acties. Tot overmaat van ramp arriveerden technici regelmatig zonder de juiste reserveonderdelen, wat leidde tot extra kosten en tijdverlies.
Deze problemen hadden niet alleen een financiële impact, maar tastten ook het vertrouwen van klanten aan. Het was duidelijk: er moest iets veranderen.
Hoe Process Mining voor een omslagpunt zorgde
Het bedrijf besloot Process Mining in te zetten om hun problemen grondig te analyseren en op te lossen. Dit is een technologie die gegevens uit systemen gebruikt om bedrijfsprocessen visueel in kaart te brengen, hierover schreven we al eerder een blog. Hiermee krijg je een helder beeld van hoe workflows in werkelijkheid verlopen en waar verbeterkansen liggen. Om dit te realiseren, verzamelden ze gegevens uit verschillende bronnen, zoals werkordersystemen, planningssoftware en mobiele apparaten van technici. Vervolgens werd het hele proces, van opdrachttoewijzing tot het afronden van de rapportage, gevisualiseerd. Dit gaf een nauwkeurig inzicht in knelpunten, afwijkingen en inefficiënties die eerder onopgemerkt bleven. Met deze inzichten konden ze gericht aan de slag om de processen te verbeteren.
Wat leverde dit op? De resultaten op een rij
De planning werkt nu veel efficiënter. Technici krijgen direct de juiste opdrachten toegewezen. Dit heeft de responstijd met maar liefst 20 procent verkort. De reistijd is drastisch verminderd, doordat technici nu worden gekoppeld aan opdrachten in hun directe omgeving, wat niet alleen kosten bespaart, maar ook de CO₂-uitstoot verlaagt.
De documentatie is sterk verbeterd. Dankzij vernieuwde mobiele tools worden rapportages tijdig en volledig afgerond, wat het facturatieproces en de opvolging versnelt. Daarnaast heeft Process Mining patronen in de vraag naar reserveonderdelen blootgelegd. Dit inzicht leidde tot proactieve voorraadbeheerstrategieën, waardoor de Mean Time To Repair (MTTR), oftewel de gemiddelde tijd om een storing op te lossen, bij klanten aanzienlijk is verkort.
De impact is duidelijk: lagere kosten, een slimmere en klantgerichtere operatie, en een duurzamere bedrijfsvoering.
Concrete voordelen van Process Mining
Deze aanpak toont aan dat Process Mining meer doet dan alleen problemen blootleggen. Het biedt concrete, tastbare voordelen die direct effect hebben op de dagelijkse operatie. Door de grootste knelpunten aan te pakken, wist het bedrijf aanzienlijke stappen vooruit te zetten. Operationele kosten werden verlaagd, wat de financiële druk verlichtte. Klanten merkten al snel het verschil, met een veel snellere service en een hogere mate van tevredenheid als gevolg.
Tegelijkertijd werden interne processen gestroomlijnd. Dit creëerde niet alleen efficiëntie, maar droeg ook bij aan een duurzamere manier van werken. Alles werd beter op elkaar afgestemd, waardoor het bedrijf flexibeler en toekomstbestendiger werd. Process Mining bewees een krachtige tool te zijn die meerwaarde creëert op elk niveau.
Wat kun jij leren van deze case?
Als jouw organisatie afhankelijk is van fieldservice-activiteiten, biedt deze case waardevolle inzichten die je direct kunt toepassen. Het begint met het serieus nemen van je gegevens. Zorg ervoor dat je systematisch data verzamelt en analyseert. Deze informatie is onmisbaar als je inefficiënties wilt blootleggen en gerichte verbeteringen door wil voeren. Automatiseer waar het kan. Gebruik de inzichten uit Process Mining om repetitieve taken, zoals planningen, te stroomlijnen. Dit bespaart niet alleen tijd, maar verhoogt ook de betrouwbaarheid van je processen. Realtime inzicht is de sleutel tot succes. Met actuele informatie over je workflows kun je direct afwijkingen opsporen en snel verbeteringen doorvoeren. Dit voorkomt vertragingen en helpt je proactief te reageren. Tot slot: stem je onderdelenbeheer af op de praktijk. Een proactieve aanpak zorgt ervoor dat je altijd beschikt over de juiste materialen op het juiste moment. Dit bespaart kosten, verkort de doorlooptijd en verhoogt de tevredenheid van je klanten.
Zelf aan de slag?
Met Process Mining krijg je een 360-gradenbeeld van je bedrijfsprocessen en kun je de controle terugkrijgen. Deep Value helpt organisaties bij het implementeren van deze technologie, zodat je team uiteindelijk zelf in staat is om veranderingen door te voeren en continu te optimaliseren. Wil je weten hoe je Process Mining en de DTO in jouw organisatie kunt toepassen? Neem contact met ons op voor een Proof of Value en ontdek de mogelijkheden. Omdat inzicht de eerste stap is naar verbetering.
Wel nieuwsgierig, maar eerst nog wat verder verkennen? Volg onze LinkedIn-pagina en we zullen je regelmatig inspireren.
Geef een reactie