In een snel veranderende bedrijfsomgeving, vol technologische innovaties wordt de functie van een financieel leider alleen maar complexer. Terwijl bedrijven zich een weg banen door de uitdagingen van de pandemie, kunnen technologieën zoals Process Mining helpen om de financiële processen beter in te richten en ervoor te zorgen dat de organisatie beter voorbereid is om toekomstige uitdagingen aan te gaan.
Wat is de uitdaging?
Er was een tijd dat de financiële afdeling slechts werd gezien als een “centen teller” en verslaggever van het verleden. Tegenwoordig hebben financiële leiders dankzij opkomende technologieën de mogelijkheid om nieuwe kansen en innovaties te creëren
Hoewel financiële directeuren dit potentieel erkennen, hebben ze vaak moeite om de gewenste ROI op hun technologie-investeringen te behalen. Dit gebeurt meestal wanneer de applicatie landschap op ad-hocbasis wordt uitgebreid met allerlei nieuwe technologieën. Dit leidt tot gefragmenteerde systeem landschap en processen die niet efficiënt zijn en die afhankelijk zijn van handmatige processen en spreadsheets. Dit betekent extra kosten, fouten in de uitvoering, financiële verspilling, verhoogde interne risico’s en het risico dat financiële resultaten onjuist worden gerapporteerd.
Bovendien geven veel organisaties prioriteit aan acties om de liquiditeit te verhogen, de kosten te verlagen en de onmiddellijke financiële gezondheid van hun organisaties te beschermen in reactie op de pandemie. Onder deze moeilijke omstandigheden is de natuurlijke reactie van financiële directeuren misschien om hun financiële transformatie op te schorten of stop te zetten. Het risico bestaat dat ze daarbij de transformatiedoelstellingen op lange termijn uit het oog verliezen.
Volgens onderzoek van Gartner presteren organisaties beter dan hun concurenten door besluitvaardig te handelen en te blijven investeren wanneer de markt stabiliseert. Financiële directeuren zouden hun transformatieprogramma’s met ditzelfde perspectief moeten benaderen.
Onze aanpak
Daarom adviseren wij een gebalanceerde aanpak voor het optimaliseren van je financiële processen. Begin met het prioriteren van alle transformatie-initiatieven die het werkkapitaal optimaliseren en de bedrijfskosten verlagen. Richt je op de data governance en processtandaardisatie in de hele financiële functie, om op korte termijn impact te kunnen hebben. Ze fungeren als basis voor de financiële functie, bijvoorbeeld door het debiteuren- en crediteurenbeleid in de hele organisatie te standaardiseren of door het goedkeuringsproces te vereenvoudigen. Maar ook door mogelijkheden voor kostenoptimalisatie te evalueren voor alle resterende initiatieven door middel van consolidatie van functionele uitgaven en vermindering van activa.
Hoe kan Process Mining helpen?
Process Mining werkt als een katalysator om optimalisatie en prestatieverbeteringen in de hele organisatie te stimuleren. Het voordeel van process mining is dat er geen grote change management inspanningen nodig zijn. Bovendien legt het geen grote belasting op de organisatie die streeft naar kort- en langetermijn efficiëntie- en prestatieverbeteringen.
Process Mining je als financiële directeur in staat om snel real-time inzicht te krijgen in de werkelijke prestaties en verbetermogelijkheden van de financiële processen. Het helpt je bij het vaststellen van en geeft je inzicht in de oorzaak van procesinefficiënties en onnodige vertragingen als gevolg van handmatige handelingen. Deze kunnen zich bijvoorbeeld voordoen in je Order-to-Cash, Source-to-Pay of Record-to-Report processen.
Process Mining voor Finance Executives
Laten we eens wat dieper ingaan op de financiële afdeling en zien hoe Process Mining de meest voorkomende financiële activiteiten en processen kan ondersteunen.
Strategische besluitvorming
Een essentiële taak van CFO’s bestaat uit het in lijn brengen van dagelijkse financiële beslissingen met de bedrijfsdoelstellingen op lange termijn. Het kan echter moeilijk zijn om keuzes te maken die maximale prestaties opleveren, omdat beperkingen in tijd en geld het onmogelijk maken om alle variaties te testen. Process Mining helpt financiële directeuren op alle niveaus om tactische en strategische beslissingen te nemen door processen en prestaties te visualiseren op een manier die eenvoudig te begrijpen is.
Risk en Compliance
Als je erover nadenkt, komt elk risico in een organisatie neer op geld. Wanneer producten of investeringen of overnames niet het gewenste rendement opleveren, is er een kostprijs. Risico management heeft een ultiem doel: het beschermen van de financiële middelen van de organisatie. Financieel managers kunnen gebruik maken van process mining om hen te helpen bij het voorspellen van risico’s, het analyseren van kredietvoorwaarden of het spotten van non-compliance activiteiten die schade kunnen toebrengen aan de business of missie van een organisatie.
Belangrijke KPI’s om te monitoren: kosten per factuur
Budgettering en Forecasting
Planning, budgettering en forecasting zijn belangrijke processen die gemanaged worden door financiële executives om ervoor te zorgen dat een organisatie haar korte- en lange termijn financiële doelen haalt. Process mining kan helpen bij het produceren van nauwkeurige kostenprognoses die de strategische besluitvorming ondersteunen en mogelijk leiden tot omzetgroei. Bijvoorbeeld door het nauwkeurig voorspellen van materiaalbehoeften ben je in een betere positie om lagere inkoopprijzen te verkrijgen en om je netto werkkapitaal efficiënt te beheren.
Accounts Payable
Accounts payable (crediteurenproces) zorgt ervoor dat een organisatie over voldoende middelen beschikt om de bedrijfsactiviteiten uit te voeren. Het betekent simpelweg het ontvangen en verwerken van facturen van leveranciers die betaald moeten worden, maar alleen die facturen die rechtmatig, compliant, accuraat en op tijd zijn. Hoewel het eenvoudig klinkt, is het vaak complex om het traject van een factuur te volgen en eventuele problemen te identificeren. Process Mining geeft financiële leiders de mogelijkheid om te profiteren van contante kortingen, managen van risico’s, tijdige betalingen te garanderen en de productiviteit te verhogen.
Belangrijke KPI’s om te monitoren: Days Payable Outstanding, Paid on time rate, Cost per invoice
Accounts Receivable
Accounts Receivable (debiteurenproces) heeft alles te maken met de instroom van cash in de organisatie. Wanneer een product of dienst wordt verkocht, wordt een factuur aangemaakt voor de klant. Goed nieuws, maar niet als je urenlang klanten moet najagen wegens achterstallige betalingen of als je noodgedwongen de facturen moet herzien wegens handmatige fouten. Process Mining verbetert je cashflow door de nauwkeurigheid van de facturering te verbeteren, de openstaande termijn van je facturen te verlagen en nog veel meer.
Belangrijke KPI’s om te monitoren: Days Sales Outstanding, Time to invoice, Accounts Receivable Turnover Ratio
Procurement
Inkoopprocessen zijn een essentieel onderdeel van de waardeketen van een organisatie om diensten en producten te leveren. Een periodieke analyse en optimalisatie van deze processen is gunstig voor bedrijven om de kwaliteit te verhogen, levertijden te verbeteren, kosten te verlagen, cashflow te verbeteren, procesrisico’s te identificeren en fraude te voorkomen. Process mining helpt om deze processen te verbeteren door inkooporder veranderingen, onnodige blokkades en inefficiënte handmatige activiteiten en potentiële risico’s aan het licht te brengen.
Belangrijke KPI’s om te monitoren: Perfect PO-percentage, Operational Cost per PO, Supplier Delivery Reliability, Spend under Management.
Order management
Vanaf het moment dat de klant een bestelling plaatst tot het moment dat het product of de dienst wordt omgezet in geld, kunnen er veel dingen misgaan. Het order-to-cash (OTC of O2C) proces vereist efficiënte samenwerking en overdracht tussen de verschillende afdelingen die betrokken zijn bij het gehele ordertraject van de klant. Het doel is om een goede klantenservice te bieden tegen een lage kostprijs per bestelling. Process Mining kan je productiviteit verbeteren door fouten, complianceproblemen, blokkades en factuurwijzigingen op te sporen en on-time-delivery (OTD) te verbeteren, wat uiteindelijk leidt tot meer tevreden klanten.
Belangrijke KPI’s om te monitoren: OTD, OTIF, Cost per Order, Net Promotor Score
Belangrijke financiële KPI's om met Process Mining te monitoren
Hoewel de meeste organisaties KPI’s gebruiken om hun prestaties te monitoren en bij te sturen, heeft slechts ongeveer een derde van de organisaties toegang tot real-time data. Bovendien heeft men moeite om de onderliggende oorzaken van de problemen te doorgronden. Gezien de toenemende wereldwijde economische onzekerheid kunnen financiële leiders alle denkbare voordelen gebruiken om hun voorsprong te behouden.
Process Mining is een uitstekend hulpmiddel om je KPI-rapportagesysteem efficiënt op te bouwen. Het identificeert probleemgebieden in je bedrijfsprocessen en maakt op feiten gebaseerde besluitvorming mogelijk om zo de bedrijfsdoelen te bereiken. Bouw eerst een basis dashboard met de meest kritische financiële KPI’s om real-time inzicht te krijgen. Geef vervolgens prioriteit aan het uitbreiden, aanpassen en bijstellen van de KPI’s in de loop van de tijd.
Process Mining Use Cases
De toepassingen van Process Mining zijn vrijwel eindeloos, maar laten we er eens een paar bekijken om de praktische implicaties en mogelijkheden te begrijpen.
Compliance - Bayer
Het doel van het project was om wereldwijde transparantie te brengen in de kernprocessen (inkoop, verkoop en logistiek) om inefficiënties te identificeren en procescompliance te garanderen. Oplossing: Process mining werd ingezet om wereldwijde processen te reconstrueren en te controleren op efficiëntie en risico’s over lands-, systeem- en bedrijfsgrenzen heen. Nu kunnen zowel processen als prestatie- en risico-indicatoren dynamisch worden geanalyseerd door gebruikers.
Audit - Deutsche Post DHL Group
Integratie van process mining in het audit proces van DHL om zowel de tijd die besteed wordt aan de analyses als het detail van de gecontroleerde informatie te verbeteren. Proces mining heeft ervoor gezorgd dat de audittijd met 25% is afgenomen ten opzichte van de klassieke toegepaste data analyse. Daarnaast is DHL nu in staat om onbekende risico’s in processen te identificeren, wat helpt om meer waarde toe te voegen aan de audits.
Procesoptimalisatie - Xerox
Xerox maakt momenteel gebruik van process mining bij projecten om nieuwe technologie te ontwikkelen. De focus van deze projecten zal liggen op het analyseren van complexe bedrijfsprocessen, het ontwerpen van kosten- en prestatie-geoptimaliseerd beleid voor uitvoering, monitoring, en het identificeren van mogelijkheden voor procesverbeteringen.
Conclusie
Finance heeft nu meer dan ooit de mogelijkheid om groei in de hele organisatie te stimuleren. Maar om echt het voortouw te nemen bij bedrijfstransformaties, moet je binnen de financiële organisatie zelf beginnen. Process Mining helpt finance leaders overal ter wereld de grootste pijnpunten aan te pakken door operationele obstakels in kaart te brengen en te verwijderen.
Geef een reactie