Reading:
Van Excel-feestje naar gestructureerde efficiëntie

Image

Van Excel-feestje naar gestructureerde efficiëntie

30 augustus 2024

Veel bedrijven gebruiken naast ERP-systemen ook Power BI of Excel-achtige oplossingen voor rapportage, vaak buiten hun ERP-systeem om. Zo ook een van onze buitenlandse klanten, een netbeheerder, verantwoordelijk voor de bemetering en het onderhoud van de nationale infrastructuur. In deze blog vertelt Pieter den Hollander, eigenaar van Deep Value, hoe we deze buitenlandse netbeheerder hielpen om beter en proactiever de supplychain te managen. Van veel databronnen en nog meer handmatige handelingen naar overzicht: één single source of truth.

De uitdaging: versnippering

De netbeheerder stond voor een flinke uitdaging: ze gebruikten ongeveer 75 verschillende spreadsheets, tientallen ERP-rapporten en evenzoveel wekelijkse meetings om de planning van afspraken en de inzet engineers te managen. Ze deden veel van deze werkzaamheden met Excel, wat de datakwaliteit in hun ERP-systeem negatief beïnvloedde. Hierdoor was het lastig om duidelijke afspraken met klanten te maken en de productiviteit van de engineers te verhogen. De lage kwaliteit van de data en de versnipperde informatie resulteerden in een lange doorlooptijden, lage productiviteit en suboptimale service. Het doel was om betere service-level-agreements (SLA’s) te realiseren en de productiviteit van de service-engineers te verhogen. Dat zou uiteindelijk ook leiden tot hogere omzet. Kortom, ze wilden grip krijgen op het gehele proces, van onboarding tot financiële afhandeling.

Onze aanpak: digitaliseren

Om deze uitdagingen aan te pakken, hebben we hun ERP-systeem uitgebreid met extra functionaliteiten en het onboardingproces voor nieuwe klanten gedigitaliseerd. Het doel was niet alleen om het aantal afspraken per service-engineer te verhogen, maar ook de kwaliteit van elke afspraak te verbeteren. Door betere inzichten in de data te verkrijgen en deze te verrijken, streefden we ernaar de first time fix rates te verhogen en daarmee ook de SLA-compliance te verbeteren.

Het resultaat: één single source of truth.

Enerzijds hebben we de afspraakconversie verbeterd en de productiviteit van de engineers verhoogd, wat resulteerde in een verbeterde SLA-compliance. Daarnaast hebben we de verzamelde data gebruikt om effectieve dashboards te creëren. Dit maakte de analyse en besluitvorming eenvoudiger en efficiënter, waardoor een groot deel van de medewerkers beter konden worden ingezet. We begeleidden de organisatie bij de overgang van rapportages en zelfgemaakte spreadsheets naar real-time dashboards. Kortom, van een Excel-feestje naar een gestructureerd systeem met één enkel overzicht: één single source of truth.

De businesscase

Binnen zes maanden hadden we break-even bereikt. De investeringen in de oplossing, plus de inzet van eigen mensen en onze mensen, waren in een half jaar terugverdiend. Vanaf maand zeven begon het bedrijf daadwerkelijk de vruchten te plukken van onze oplossing.

Zelf aan de slag?

Met Process Mining krijg je een 360-gradenbeeld van je bedrijfsprocessen en kun je de controle terugkrijgen. Deep Value helpt organisaties bij het implementeren van deze technologie, zodat je team uiteindelijk zelf in staat is om veranderingen door te voeren en continu te optimaliseren. Wil je weten hoe je Process Mining en de DTO in jouw organisatie kunt toepassen? Neem contact met ons op voor een Proof of Value en ontdek de mogelijkheden. Omdat inzicht de eerste stap is naar verbetering.

Wel nieuwsgierig, maar eerst nog wat verder verkennen? Volg onze LinkedIn-pagina en we zullen je regelmatig inspireren.



0 Comments

Geef een reactie

Related Stories

Arrow-up