Eén van onze klanten in de Energy & Utility sector wilde inzicht hebben of ze het betaalproces konden optimaliseren. Waar zitten verbeterpunten? Wat kunnen we anders en beter doen? En wat leveren eventuele aanpassingen in het proces op? Dit zijn typische vragen die wij bij Deep Value krijgen en kunnen beantwoorden met behulp van Process Mining. We vertellen je in deze blog hoe we dat voor deze klant hebben gedaan!
Analyse van het betaalproces
Zoals eerder besproken in onze blog over ‘Wat is Process Mining‘, gebruiken we Process Mining om inzicht te krijgen in de bedrijfsprocessen van onze klanten. Het biedt inzicht hoe de processen daadwerkelijk verlopen. Ons doel is om de verschillen tussen de fictieve en werkelijke processen in de organisatie te identificeren en te overbruggen. In dit specifieke geval hebben we deze benadering toegepast op het debiteurenproces.
We hebben een diepgaande analyse uitgevoerd om inzicht te verkrijgen in hoe de klant de productiviteit kan verhogen door te onderzoeken waar knelpunten in het proces zich voordoen. Bijvoorbeeld: Als een factuur niet automatisch wordt gematcht met de inkooporder, dan leidt dit tot een onderbreking in het proces. Als gevolg hiervan moet iemand van de financiële afdeling handmatig correcties aanbrengen. Dit specifieke aspect van het proces hebben we grondig geanalyseerd met behulp van Process Mining.
Waar zitten de handmatige handelingen?
We hebben onderzocht waar in het proces handmatige handelingen plaatsvinden en hoe deze handelingen verminderd kunnen worden. De klant hanteert onder andere 3 way-matching, waarmee de factuur – als de 3 criteria juist zijn – automatisch op betaalbaar wordt gezet. In onze analyse onthulde we dat er veel facturen niet aan de criteria voldeden, zodat er additionele handelingen werden uitgevoerd door de financiële afdeling. Bijvoorbeeld: Ze waren belast met diverse administratieve taken, zoals het handmatig selecteren van de kostenplaats en grootboeknummer. Dit bleek eigenlijk de meest arbeidsintensieve taak te zijn.
Verbetervoorstel: automatiseren en een drempelbedrag
Door middel van Process Mining hebben we aangetoond dat een aanzienlijk deel van de handmatige handelingen geautomatiseerd kon worden. Bovendien hebben we aangetoond dat het aantal handelingen verminderd kan worden door een drempelbedrag in te stellen. Zonder een drempelbedrag wordt een factuur met een afwijkend bedrag altijd afgewezen, zelfs bij een verschil van slechts 1 euro. Door een drempelbedrag in te stellen, kunnen veel facturen die binnen dat bedrag vallen automatisch door het proces gaan. Dit resulteert in aanzienlijk minder uitval en handmatig werk.
Om het optimale drempelbedrag te bepalen, is het nodig om te kijken naar de kosten van de handmatige handelingen en naar het potentiële extra bedrag dat het bedrijf zou kunnen betalen door het instellen van het drempelbedrag. Wat kost het afhandelen van een afgewezen factuur? En wat is het risico van een te hoge betaling als gevolg van het drempelbedrag? Door deze factoren tegen elkaar af te wegen, kan het ideale drempelbedrag worden berekend. Dit betekent dat het bedrijf geen onnodige risico’s loopt, maar alleen maar voordelen behaalt.
Meer dan € 4 ton aan besparingen bereikt!
Gebaseerd op onze analyses hebben we verbetervoorstellen gepresenteerd die de weg effenen naar efficiëntie en kostenbesparing. We kunnen melden dat een aanzienlijk deel van de handelingen nu geautomatiseerd is, waardoor de medewerkers zich niet langer hoeven te buigen over het kiezen van kostenplaatsen. Bovendien heeft het instellen van een drempelbedrag de ’touchless invoice rate’ verhoogd en het debiteurenproces aanzienlijk gestroomlijnd, waardoor het systeem momenteel automatisch 50% van de facturen verwerkt. Maar dat is nog niet alles! In onze volgende fase streven we naar een nog indrukwekkender resultaat van 80% automatische verwerking. De voorgestelde verbeteringen zijn een groot succes en hebben al geleid tot een besparing van maar liefst € 400.000,- ,voornamelijk als gevolg van de toegenomen productiviteit. Medewerkers hebben nu meer tijd beschikbaar om zich te richten op andere cruciale taken. En het beste moet nog komen! De verbetervoorstellen voor de volgende fase beloven nog veel meer op te leveren. We staan te popelen om dit succes voort te zetten en nieuwe hoogten te bereiken!
Met dit soort analyses hebben we al veel waarde toegevoegd aan organisaties. Process Mining biedt op detailniveau inzicht in je bedrijfsprocessen en -prestaties, waardoor je gericht verbeteracties kunt toepassen. Wil je weten hoe je jouw bedrijfsprocessen kunt optimaliseren? Neem dan vrijblijvend contact met ons op! En lees ook eens hoe je de waarde van je financiële rapportages maximaliseert met Process Mining.
Geef een reactie