Reading:
Wat is Process Mining

Image

Wat is Process Mining

13 september 2021

Process mining is ontworpen om de kloof tussen fictie en realiteit van bedrijfsprocessen te identificeren en te elimineren door kennis die beschikbaar is in je informatiesystemen te ontsluiten.
Process mining helpt je bij het controleren, analyseren en verbeteren van je bestaande bedrijfsprocessen door zowel compliance- als prestatie gerelateerde vragen te beantwoorden.

De meest dwingende reden om process mining te overwegen is dat proces inefficiënties verantwoordelijk zijn voor 25% van omzetverlies. Process mining kan helpen onnodige stappen in de processen uit te bannen en ze optimaal te laten presteren.

Of je nu de financiële-, productie- of klantenservice activiteiten wilt optimaliseren, process mining biedt voordelen voor je hele organisatie.

Het doel van process mining is de gegevens van je activiteiten vanuit verschillende perspectieven te analyseren en samen te vatten in nuttige informatie, zodat je in staat bent om sneller de juiste beslissingen te nemen.

Process Mining vs Process Analyse

Een van de grootste uitdagingen bij het analyseren van bedrijfsprocessen is het begrijpen hoe processen daadwerkelijk worden uitgevoerd. Procesexperts ontwerpen vaak processen in de verwachting dat ze trouw worden uitgevoerd door medewerkers. De procesontwerpen zijn echter onvolledig en vaak in de praktijk niet uitvoerbaar.

Daarnaast is het analyseren van processen is niet nieuw. Voordat gegevens gemakkelijk in digitale vorm beschikbaar waren, gingen mensen gewoon met de hand door documenten of verzamelden ze gegevens uit interviews om nuttige informatie en afwijkingen te vinden. Deze traditionele manier van procesanalyse kostte een hele hoop consultants, weken tijd, workshops, interviews en ontzettend veel geld om een beeld te krijgen van hoe het er aan toe ging en wat er beter kon.

De resultaten van deze benadering zijn bovendien subjectief, onvolledig en vaak achterhaald tegen de tijd dat ze beschikbaar zijn. Daarnaast mis je ‘the bigger picture’ van hoe de activiteiten daadwerkelijk worden uitgevoerd. Je mist de uitzonderingen op het standaard proces, omdat activiteiten opnieuw worden uitgevoerd vanwege een fout of een wijziging in een bestelling. Laat staan de veranderingen door externe factoren zoals nieuwe klanteisen of wet- en regelgeving. Het is onmogelijk om zicht te hebben op al deze uitzonderingen en afwijkingen.

Wat is process mining?

Process mining is een techniek voor het analyseren, monitoren en verbeteren van processen in organisaties zoals ze in werkelijkheid zijn. Met process mining vertrouwen we op de data geproduceerd door ons proces om snel een zo objectief en compleet beeld te krijgen. Process Mining biedt veel voordelen ten opzichte van de traditionele aanpak van data-analyse en procesmanagement.

Process mining werkt volgens het principe dat wanneer we communiceren met een IT-systeem, of er nu een muisklik is of een toetsaanslag wordt gedaan, dit een digitale voetafdruk achterlaat. En op basis van deze data en event logs wordt het proces gereconstrueerd. In feite creëer je een digital twin van het proces.

Een belangrijk voordeel van process mining is dat het objectieve, op feiten gebaseerde informatie geeft, omdat de rapportages die je krijgt zijn afgeleid van harde data. Zo kun je met behulp van process mining bestaande bedrijfsprocessen toetsen, analyseren en verbeteren.

Process mining start dus met het analyseren van de data geproduceerd door je IT systemen. Wat wordt opgeslagen in zogenoemde eventlogs. We verbinden de event logs van verschillende systemen zodat we je proces van begin tot eind over verschillende systemen heen kunnen volgen.

Gratis Ebook

The fundamentals of process mining

Wat heb je nodig voor process mining

De fundamentele elementen van een eventlog om process mining uit te kunnen voeren zijn een CaseID, Activiteit, Tijdstempel. De CaseID kan bijvoorbeeld een ordernummer of een factuurnummer zijn. Daarnaast een Tijdstempel`. Een tijdstempel vertelt je wanneer een proces is gestart of wanneer het is geëindigd. En als laatste de activiteit, de beschrijving van je processtappen. De namen van activiteiten zijn meestal kort en duidelijk, zoals factuur goedgekeurd of bestelling verzonden.

Je kunt uiteraard meer informatie aan het eventlog toevoegen om een meer gedetailleerde analyse te kunnen maken. Dat stelt ons in staat om vragen te stellen zoals:

  • Waarom worden orders niet op tijd afgehandeld?
  • Waar zijn de bottlenecks in mijn proces?
  • Welke functies/medewerkers worden overbelast?
  • Welke activiteiten en compliance controles worden overgeslagen?
    en welke medewerkers veroorzaken deze afwijking.

Zo kun je met behulp van process mining aanbevelingen doen waar het proces verbeterd kan worden. Waar we activiteiten moeten veranderen, of hoe we het proces opnieuw moeten ontwerpen en welke activiteiten geautomatiseerd kunnen worden.

Waarom Process Mining?

Om in te spelen op het steeds snellere tempo van bedrijfstransformatie, moet je snel kunnen reageren en geen analyses maken die al verouderd zijn voordat ze zijn voltooid. De opeenstapeling van data zorgt ervoor dat jouw procesanalyses niet gebaseerd kunnen zijn op onderbuikgevoelens: je hebt op feiten gebaseerde cijfers en bewijzen nodig om je beweringen te staven.

Tijd besparen en werkkapitaal vrijmaken

Van oudsher is het managen en optimaliseren van processen een zeer arbeidsintensief gebied dat veel tijd vraagt van experts in de organisaties. De groeiende vraag naar efficiëntie en het duidelijk kunnen presenteren van resultaten raakt ook BPM-professionals. Wanneer hun situatieanalyse klaar is, de gegevens die ze gebruikten om hun veronderstellingen mee te staven al zijn veranderd, waardoor de analyse zo goed als nutteloos is geworden.

Bij het optimaliseren van processen is het verzamelen van gegevens vaak het meest tijdrovende onderdeel. Met process mining krijg je een voorsprong door het dataverzamelingsgedeelte te automatiseren. De basis voor het begrijpen van de operationele situatie in een organisatie is om te begrijpen wat er werkelijk gebeurt, niet wat wordt verondersteld te gebeuren. Dit kom je te weten met process mining.

Lokaliseren van procesknelpunten

Proces knelpunten zijn moeilijk te ontdekken tijdens proces mapping-workshops. Medewerkers hebben een onderbuikgevoel van wat er mis of inefficiënt zou kunnen zijn, maar ze missen het op feiten gebaseerd bewijs. Ze hebben de gegevens nodig om hun aannames te ondersteunen, en dit is waar process mining te hulp schiet.

Meningen vervangen door feiten

Een van de belangrijkste doelen van process mining is om het grote geheel van de bedrijfsprocessen van een organisatie te kunnen zien en toch in staat te zijn om de oorzaken van afwijkingen, knelpunten of procesvariaties te achterhalen. Met process mining hoeven we geen genoegen te nemen met gemiddelden – we achterhalen de redenen van ongewenst gedrag of procesverloop.

Om een idee te geven wat process mining voor verschillende typen organisaties oplevert, zal ik een paar korte voorbeelden geven.

Wat zijn typische use cases voor Process Mining?

Process mining is gunstig voor veel situaties in organisaties. De meest voorkomende use-cases voor process mining zijn:

Procesoptimalisatie: Organisaties kunnen process mining gebruiken voor een snellere en nauwkeurigere analyse van hun processen. Performance gegevens kunnen worden afgeleid van de eventlogs en deze kunnen worden gebruikt om knelpunten en kosten overschrijdende activiteiten te identificeren om zo de snelheid te optimaliseren. In plaats van tijd te verspillen aan het begrijpen van processen, kun je deze tijd gebruiken om potentiële acties te ondernemen.

Procesdetectie voor automatisering: Process mining helpt bij het identificeren van mogelijkheden van proces automatisering, het continu monitoren hoe de automatisering wordt uitgevoerd en hoe deze moeten worden aangepast. Met process mining kun je je processen optimaliseren en de ROI van RPA met 44% verhogen.

Processimulatie: Organisaties kunnen toekomstige voorspellingen doen door de processen te minen met de data die zijn verkregen uit eventlogs. De scenario’s kunnen worden gebruikt om stakeholders en klanten te informeren. De klant kan bijvoorbeeld een accurate schatting krijgen van wanneer zijn of haar hypotheekaanvraag wordt verwerkt.

ERP-implementatie en migratie: Process mining verzamelt de gegevens uit je ERP-database en detecteert automatisch bedrijfsprocessen, samen met de stroomdiagrammen, de afwijkingen van je As-Is proces en de betrokken resources. Door dit complete end-to-end inzicht kun je direct procesverbeteringen uitvoeren zodat je ERP-systeem vanaf het begin start met gestroomlijnde processen.

Proces compliance: Organisaties kunnen controleren of hun werkelijke processen voldoen aan de interne of externe wet- en regelgeving. Bij het inkopen van producten of diensten zijn er bijvoorbeeld verschillende goedkeuringen nodig op basis van de hoogte van het bedrag en het type product. Afwijkingen en trends kunnen worden geanalyseerd, zodat organisaties direct actie kunnen ondernemen om deze afwijkingen te verminderen en gestandaardiseerde processen te garanderen.

Process Mining toepassen op specifieke processen

De basis voorwaarde om een ​​proces in process mining solutions te kunnen analyseren is data. Het proces moet in een of andere vorm digitaal verlopen of vastgelegd zijn in een IT-systeem. Dit betekent echter niet dat we alleen processen overwegen te analyseren die uitsluitend in de computer plaatsvinden. Ook productieprocessen zoals assemblage laten digitale voetafdruk achter als de machines via een virtueel systeem worden aangestuurd of gemonitord.

Als dergelijke gegevens beschikbaar zijn is de analyse met Process Mining mogelijk. Onderstaand hebben we naast de meest voorkomende voorbeelden als Order-to-Cash en Purchase-to-Pay andere voorbeelden in het Financiële, Supply Chain en Customer Service domein vermeld.

4 steps to Process Mining

In deze infographic hebben we de vier stappen beschreven die je nodig hebt om met Process Mining aan de slag te gaan

Purchase-to-Pay (P2P) proces

De debiteuren afdelingen van veel bedrijven zijn al geheel gedigitaliseerd, zo niet geautomatiseerd. Met tientallen of zelfs honderden bestellingen die maandelijks op de inkoopafdeling worden geplaatst, is er voldoende data beschikbaar voor een effectieve procesanalyse. De concrete use-cases zijn legio.

Het inkoopproces kan perfect worden geanalyseerd met Process Mining om te achterhalen hoe raamovereenkomsten worden nageleefd en waar bijvoorbeeld Maverick Buying plaatsvindt. Andere veel voorkomende analyses zijn de factuurverificatie, claimafhandeling, inkoopaanvragen en de prestaties van leveranciers.

Order-to-Cash (O2C) proces

Bij het order-to-cash-proces dien je de end-to-end doorlooptijd of de doorlooptijd tussen processtappen te analyseren – controleer de doorlooptijd vanaf de levering van het product tot aan het aanmaken van de factuur, zodat de oorzaken van te laat leveren aan het licht komen.

Om verder inzicht te krijgen in het orderproces kan verder ingezoomd worden op het verminderen van de doorlooptijd door het wijzigen van klantorders verder te automatiseren of het analyseren en benchmarken van de hoeveelheid retourgoederen zodat ze het Order-to-Cash proces verder kunnen optimaliseren.

Service Management proces

Process Mining wordt gebruikt om inzicht en transparantie van servicemanagement processen te vergroten. Process Mining identificeert de eenmalige en ongewenste processtappen en valideert of escalaties van hoge prio tickets effectief zijn. Er worden specifieke KPI’s voor service management gecreëerd, zoals het percentage SLA-compliance, de gemiddelde afhandeltijd en First Call Resolution.

Productieproces

Hoewel de maakindustrie vooral met tastbare materialen werkt, staat virtuele data niet minder centraal. Machines en soms zelfs hele fabrieken worden digitaal aangestuurd en gemonitord via systemen en worden de logistieke en orderprocessen beheerd. Process mining kan de inefficiënties binnen de productieprocessen laten zien en de doorlooptijd met 20% verkorten. Daarnaast kan er gefocust worden op het verminderen van herbewerkingen door process mining waarschuwingen te genereren wanneer de productie afwijkt van de standaard instellingen van het productieproces.

Process Mining toepassen op specifieke processen

Als je bedrijfsprocessen suboptimaal verlopen, dan kan dit organisaties heel veel geld kosten. Simpelweg omdat je niet de volledige capaciteit gebruikt, omdat er onnodig fouten worden gemaakt of mensen onnodige handelingen verrichten. Process mining geeft bijvoorbeeld inzicht in:

  • Hoe een proces waarbij meerdere afdelingen betrokken zijn werkelijk verloopt;
  • Of gemaakte afspraken over processen gevolgd worden;
  • Of er onnodige handelingen plaatsvinden.

Proces mining kan ook inzicht geven in:

  • Welke leverancier het beste zijn afspraken nakomt;
  • Welke partners het meeste business opleveren;
  • Welke teams of medewerkers het afgesproken proces niet volgen.

Verzamel data, visualiseer processen, analyseer, ontdek oorzaken en implementeer verbeteringen

Wij als Deep Value zijn hier om jou te helpen om op data gedreven wijze je processen te verbeteren. Wij zorgen ervoor dat processen inzichtelijk worden en je deze dagelijks kan monitoren.

Een typisch Process Mining project bij ons bestaat uit vier incrementele fasen; gegevensverzameling, procesexploratie, procesverbetering en procesbewaking. Het is bovendien geen langdurig en kostbaar project. Het project heeft altijd een positieve business case mede door onze laagdrempelige aanpak in het toepassen van Process Mining.

Ben je benieuwd wat voor een impact process mining binnen jouw organisatie kan hebben? Boek dan hier een live demo 



0 Comments

Geef een antwoord

Related Stories

Arrow-up