Stel je de volgende situatie voor: je hebt een driemaandelijkse business review en moet de resultaten en prestaties van jouw business unit presenteren. Geen paniek, denk je bij jezelf, maar diep van binnen weet je dat je niet alleen over onvoldoende gegevens beschikt, maar dat je ook steeds tegenstrijdige en aangepaste rapporten ontvangt van verschillende afdelingen en mensen. Daar komt nog bij dat het lijkt alsof iedereen verschillende definities en interpretaties van de gegevens heeft. Je weet dus niet meer wie kunt vertrouwen, wat je moet geloven en of iedereen wel naar dezelfde gegevens kijkt.
Dit is een voorbeeld die we als Deep Value vaak tegenkomen.
De oorzaak hiervan is dat organisaties hun processen hebben ingebed in verschillende business applicaties. Oude legacy systemen, ERP’s, HR-systemen, misschien een special Procure-to-Pay-systeem of zelfs een mooi BI-systeem. Dit leidt tot gefragmenteerde en inconsistente processen in jouw bedrijf, maar ook in jouw data en IT-infrastructuur. Om dit te vermijden, moet je eerst je doelstellingen definiëren en vastleggen en een plan maken om deze te bereiken.
Stap 1: Creëer een digitaal Business canvas
De eerste stap is het vastleggen van je business model in een digitaal canvas. Zo maak je een eenduidig beeld van alle verschillende disciplines en afdelingen. Je beschrijft niet alleen je business model maar ook je doelstellingen. Bijvoorbeeld om de klant meer centraal te stellen, marktleider te worden, te voldoen aan wet- en regelgeving, of processen zo efficiënt mogelijk in te richten om kosten te besparen. Zodra dit digitale businessmodel is gevalideerd en iedereen in de organisatie zich eraan heeft gecommitteerd, kan je de volgende stap zetten in het creëren van een Digital Twin.
Wat ga je meten?
Vervolgens bepaal je wat je gaat meten en hoe je de doelstellingen gaat realiseren. Je kunt immers alleen effectief aan je doelen werken als je weet waar je nu staat en in welke richting je op wilt. Dit is meteen ook het begin van jouw strategisch plan.
Dit geeft direct inzicht in de huidige situatie en hoeveel inspanning er nodig is om jouw doelen te bereiken. Door een procesanalyse uit te voeren, wordt het direct duidelijk waar de knelpunten zitten die verhinderen dat de doelen worden bereikt.
Wellicht omdat de processen niet op een eenduidige en consistente manier worden uitgevoerd? Of dat je tijdens een proces extra informatie of een handtekening van je klant moet vragen.
KPI’s bepalen
Na het bepalen van de strategie en het vastleggen ervan in jouw digitale canvas, ga je de belangrijkste KPI’s bepalen. Als het verhogen van de klanttevredenheid een belangrijk doel is, kun je de Net Promoter Score (NPS) gebruiken om te bepalen welke processen positief of negatief bijdragen. Je kunt ook kijken naar financiële, HR, en compliance KPI’s.
Je bepaalt zelf de scope door bijvoorbeeld met één afdeling of business unit te beginnen en vervolgens dezelfde aanpak te gebruiken om de rest van de organisatie vooruit te helpen.
Stap 2: Monitoring
Als je de bedrijfsstrategie, doelstellingen en KPI’s duidelijk hebt gedefinieerd, ben je klaar om de tweede fase van je digitale transformatie in te gaan. Deze fase houdt in dat gegevens uit de relevante bronsystemen worden ontsloten, zodat jouw digitale canvas en KPI’s tot leven komen. Als je dat hebt gedaan, zie je meteen waar je goed presteert, en welke processen je moet verbeteren om je doelen te bereiken.
Je kunt ook kiezen op welk detailniveau je je canvas wilt bekijken. Of dat nu op strategisch of operationeel niveau is. Je krijgt inzicht in waar processen ondermaats presteren en op welke knoppen je moet drukken om de knelpunten weg te nemen om sneller betere beslissingen te nemen.
Hoe begin je met dit proces?
De wereld is het afgelopen jaar razendsnel veranderd. Om dit soort veranderingen aan te kunnen en snel te kunnen schakelen, is het beter om een Digital Twin eerst kleinschalig op te zetten. Zo creëer je ook een veel nauwere samenwerking tussen de business en IT. Daarom adviseren wij om te beginnen met het business model in plaats van direct in de data te duiken en rapporten en dashboards te maken.
Wat is de impact op IT?
Je zou ervoor kunnen kiezen om een Digital Twin buiten je huidige IT-landschap te implementeren. Zodra duidelijk wordt waar de knelpunten en blinde vlekken in de processen en data zitten, kan het naadloos in de huidige IT-architectuur worden ingepast.
We maken gebruik van bestaande data- en rapportagesystemen, zoals BI, datawarehouses en data lakes. Je hoeft dus niet van nul te beginnen bij de implementatie van een Digital Twin.
Stap 3: Simuleren en verbeteren met een Digital Twin
Omdat we ons midden in een pandemie bevinden, worden bedrijven geconfronteerd met veel onzekerheden en uitdagingen. Ze worden gedwongen om hun bedrijfsmodel, producten en diensten opnieuw te evalueren. Serviceorganisaties bijvoorbeeld, kunnen een Digital Twin juist nu goed inzetten om de hele keten van on-boarding tot after-sales van hun consumenten in real time te volgen. De organisatie kan hierdoor de regionale servicecapaciteit voor klanten beter benutten en voldoen aan de afgesproken service levels.
Niemand kan de toekomst écht voorspellen. Maar met een Digital Twin van jouw organisatie kun voorspelbare uitkomsten krijgen door je processen te simuleren. Veel vragen die anders onbeantwoord zouden zijn gebleven, kunnen nu met simulaties worden beantwoord. Vragen zoals wat zijn de gevolgen van de introductie van een nieuw product of dienst? Of vragen over capaciteit, financiën, risico’s, en het halen van SLA’s. Met een Digital Twin kun je de impact van je beslissingen voorspellen en jezelf beschermen tegen slechte investeringen en verkeerde keuzes.
Stap 4: Je eigen Digital Twin
Bij de implementatie van een Digital Twin vinden organisaties het belangrijk dat proceseigenaren nauw betrokken worden, zodat zij na de implementatie voldoende kennis hebben om zelfstandig met het systeem te werken.
Daarom zet Deep Value een Competence Center op, om zich vanaf dag één te richten op training en kennisoverdracht. Uiteraard blijft Deep Value betrokken voor ondersteuning en specifieke expertise. We laten je eerst zien hoe het moet, dan doen we het samen, zodat je daarna zelf goed uit de voeten kunt me jouw Digital Twin.
Als je jezelf en je organisatie herkent in het verhaal aan het begin van deze blog, neem dan contact met ons op. Wij bieden volledig inzicht in jouw bedrijfsprocessen, zodat je niet alleen naar de juiste gegevens kijkt, maar ook weet welke keuzes je moet maken om je bedrijfsdoelstellingen te bereiken.
Geef een reactie