De verborgen kosten van trage doorlooptijden

Stel je voor: een grote klant belt op met een dringende vraag over zijn bestelling. Je zoekt in het systeem, maar ziet dat de bestelling nog vastzit in controle. Je probeert te achterhalen waarom. Finance wijst naar Operations, Operations wijst naar Inkoop, en Inkoop zegt dat ze wachten op goedkeuring van Finance. Ondertussen tikt de tijd weg, je klant raakt gefrustreerd en jij voelt de druk toenemen. In deze blog vertelt Pieter den Hollander, eigenaar van Deep Value, welke verborgen kosten trage doorlooptijden met zich meebrengen en hoe je deze effectief aanpakt.

Waarom trage doorlooptijden meer kosten dan je denkt

De directe gevolgen van trage doorlooptijden zijn vaak nog wel zichtbaar: vertragingen in levering, gemiste deadlines en klanten die ongeduldig worden. Maar de werkelijke impact gaat veel verder. Extra communicatie, escalaties, en brandjes blussen nemen kostbare tijd in beslag. Medewerkers raken gedemotiveerd omdat ze constant tegen dezelfde obstakels aanlopen. En ondertussen loopt het werkkapitaal op doordat geld langer vastzit in het proces.

Drie hoofdoorzaken van vertragingen

Langzame doorlooptijden ontstaan zelden door één enkele factor. Meestal is het een combinatie van:

1. Procesbarrières: Onnodige controlepunten, handmatige handelingen of wachttijden tussen afdelingen vertragen het proces. Bij een internationale netbeheerder zagen we hoe technici regelmatig arriveerden zonder de juiste onderdelen, omdat het proces voor onderdelenbestellingen onnodig complex was.
2. Communicatiekloven: Wanneer afdelingen langs elkaar heen werken, ontstaan vertragingen. Finance wacht op input van Operations, Operations wijst naar IT, en IT zegt dat ze de requirements nog niet hebben ontvangen. Ondertussen tikt de tijd door en lopen de kosten op.
3. Systemische inefficiënties: Verouderde systemen, dubbele invoer van gegevens of het gebrek aan automatisering zorgen voor vertraging. Bij een klant in de utility sector zagen we dat maar liefst 80% van de facturen handmatig werd verwerkt, terwijl het systeem perfect in staat was dit automatisch te doen.

De echte kosten in kaart brengen

De kosten van trage verwerkingstijden reiken verder dan alleen operationele inefficiëntie. Ze tasten je bedrijf aan op drie kritieke gebieden:

1. Financiële impact: Langere cyclustijden betekenen langere kasstroomcycli. Geld zit langer vast in het proces voordat het terugvloeit naar je organisatie. Voor een middelgroot bedrijf kan een verkorting van de doorlooptijd met slechts één dag al tienduizenden euro’s aan werkkapitaal vrijmaken.
2. Klantervaring: In een wereld waar snelheid steeds belangrijker wordt, verwachten klanten directe resultaten. Trage afhandelingstijden leiden tot ontevreden klanten en uiteindelijk tot klantverloop. Uit onze ervaring blijkt dat klanten die herhaaldelijk met vertragingen te maken krijgen, 30% sneller overstappen naar concurrenten.
3. Medewerkerstevredenheid: Je medewerkers willen waarde toevoegen, niet vastlopen in inefficiënte processen. Langzame reactietijden leiden tot frustratie, lagere productiviteit en uiteindelijk tot hoger personeelsverloop. Talent behouden begint bij het wegnemen van onnodige obstakels in hun werk.

Hoe Process Mining je doorlooptijden transparant maakt

Het verbeteren van doorlooptijden begint met inzicht. Process Mining biedt dit inzicht door de werkelijke doorlooptijden in je processen bloot te leggen. Niet op basis van aannames of procesbeschrijvingen, maar op basis van harde data uit je IT-systemen.

Process Mining brengt niet alleen aan het licht waar vertragingen ontstaan, maar ook waarom ze ontstaan. Je ziet precies welke processtappen langer duren dan nodig en welke factoren hierbij een rol spelen. Dit geeft je de concrete handvatten om gericht verbeteringen door te voeren.

Stel je voor: bij een factuurverwerkingsproces maakt Process Mining zichtbaar dat facturen gemiddeld vijf keer worden “aangeraakt” voordat ze worden goedgekeurd. Door het proces te stroomlijnen en bepaalde controlepunten te automatiseren, zou dit aantal kunnen dalen naar gemiddeld 1,5 keer, met een corresponderend effect op de doorlooptijd en kosten.

Van inzicht naar actie: processnelheid verhogen

Het verbeteren van doorlooptijden vergt meer dan alleen inzicht. Het vraagt om concrete acties:

1. Elimineer wachttijden: In veel processen bestaat de cyclustijd voor het grootste deel uit wachttijd. Identificeer waar documenten of taken onnodig stilliggen en pak deze bottlenecks aan.
2. Verminder handmatige handelingen: Elke handmatige handeling in een proces introduceert variabiliteit en risico op vertraging. Automatiseer waar mogelijk, maar begin altijd bij de meest impactvolle stappen.
3. Breek silo’s tussen afdelingen: Afhandelingstijden worden vaak langer wanneer taken van de ene naar de andere afdeling gaan. Creëer end-to-end procesverantwoordelijkheid die afdelingsoverstijgend is.
4. Optimaliseer besluitvorming: Vaak worden processen vertraagd door wachten op goedkeuringen. Herzie je autorisatiematrix: moet alles echt door zoveel lagen heen?

Begin vandaag nog met het versnellen van je processen

Het verkorten van doorlooptijden begint met inzicht in waar je nu staat. Process Mining biedt je dit inzicht door je processen transparant te maken en de specifieke oorzaken van vertragingen bloot te leggen.

Bij Deep Value helpen we organisaties bij het identificeren van knelpunten, en we begeleiden hen ook bij het implementeren van duurzame oplossingen. We doen dit op zo’n manier dat je team het uiteindelijk zelf kan: voordoen, samendoen, zelf doen.

Wil je weten hoe je de doorlooptijden in jouw organisatie kunt verkorten? Neem contact met ons op voor een Proof of Value en ontdek de mogelijkheden. Want snellere doorlooptijden betekenen niet alleen lagere kosten, maar ook tevreden klanten en medewerkers.

Wel nieuwsgierig, maar eerst nog wat verder verkennen? Volg onze LinkedIn-pagina en we zullen je regelmatig inspireren.

Pieter den Hollander