Werkkapitaal is een begrip dat regelmatig de revue passeert in het bedrijfsleven. Veel mensen weten dat het een belangrijke invloed uitoefent op de cashflow en liquiditeit van een onderneming. Maar ze tasten soms nog in het duister over hoe je werkkapitaal precies berekent, uit welke elementen het bestaat, wat een optimale werkkapitaal is en – vooral- hoe je het verbetert.
In ons vorige artikel zagen we al dat Process Mining op vier primaire gebieden een positieve bijdrage kan leveren aan het plannen en uitvoeren van de finance processen binnen een organisatie: werkkapitaal, productiviteit en rapportage, maar zeker ook governance, risk en compliance (GRC).
In dit artikel brengen we de uitdagingen en pijnpunten op het gebied van werkkapitaal in kaart. Maar we laten ook zien hoe een technologie en werkwijze als Process Mining die grotendeels kan oplossen, zowel op het gebied van accounts receivable als accounts payable. Benieuwd naar de uitkomsten? Lees dan zeker verder!
Werkkapitaal bepalen: de uitdagingen
Werkkapitaal is het geld dat een bedrijf nodig heeft om aan zijn dagelijkse of maandelijkse verplichtingen te kunnen voldoen. De grootste uitdaging waar veel bedrijven mee kampen is (te) veel opgesloten werkkapitaal. Dat brengt een aantal risico’s met zich mee.
- De nominale waarde van het werkkapitaal kan afnemen, bijvoorbeeld omdat voorraden onverkoopbaar worden of debiteuren te laat betalen.
- De onderdelen waar het werkkapitaal uit bestaat, brengen geen geld in het laatje. Soms kosten ze zelfs rente in plaats van dat ze inkomsten genereren.
- Werkkapitaal vergt financiering. Het kan gebeuren dat een hoog werkkapitaal ervoor zorgt dat je lastiger financiering vindt.
Een andere uitdaging? Actueel en realtime inzicht krijgen in je werkkapitaal. Veel bedrijven beschikken niet over de tools en het inzicht die nodig zijn om kritische data juist of tijdig in te voeren. In zo’n geval loop je al snel achter de feiten aan of ben je veel tijd kwijt met achteraf handmatig corrigeren.
Accounts receivable en accounts payable
Bij het berekenen en optimaliseren van je werkkapitaal staan twee begrippen en onderdelen centraal: accounts receivable en accounts payable. Onder de eerste categorie valt het geld dat een onderneming nog moet krijgen voor het leveren van diensten of goederen. Accounts payable heeft betrekking op de nog te betalen rekeningen. Denk bijvoorbeeld aan (nog onbetaalde) artikelen die de ondernemer of onderneming heeft aangeschaft voor zakelijk gebruik of openstaande betalingen aan leveranciers.
Een goede manier om de juiste balans tussen de twee te vinden en zo het werkkapitaal op orde te krijgen en houden? Zorgen dat je zelf op tijd betaald krijgt door je facturen snel de deur uit te doen. Een goede werkwijze aan de kant van accounts payable is niet te vroeg, maar zeker ook niet te laat betalen.
De kracht van Process Mining
Maar het vinden van de bovengenoemde balans vergt inzicht in processen, workloads en knelpunten die je werkkapitaal beïnvloeden. Process Mining is een methode die je helpt om de benodigde inzichten te verzamelen door het verloop van al je bedrijfsprocessen in kaart te brengen en te visualiseren. Met Process Mining loop je als het ware alle digitale broodkruimels na die jouw organisatie en processen achterlaten.
Process Mining volgt en combineert zogenoemde event logs van een groot aantal cases om zo processen nauwgezet in kaart te brengen. Denk bijvoorbeeld aan de doorlooptijd en volgorde van elke handeling of processtap en de afwijkingen van het ideale procesverloop van accounts payable en receivable.
Process Mining en werkkapitaal
Maar hoe helpt Process Mining je nu bij het beter benutten en optimaliseren van je werkkapitaal? We laten het zien door te kijken naar wat de methode kan doen voor je accounts receivable en payable.
Process Mining en accounts receivable
Aan de kant van de accounts receivable geeft Process Mining je meer inzicht in je facturatieprocessen. Denk bijvoorbeeld aan:
- Het stap voor stap nagaan, analyseren en visualiseren van deze processen. Zo identificeer je beter en sneller inefficiënties en knelpunten binnen facturatieprocessen. Denk bijvoorbeeld aan de verzenddata van je facturen (misschien factureer je te laat) of aan een te lange doorlooptijd van de verschillende stappen binnen het facturatieproces.
- Kredietlimitieten checken en die correleren aan nieuwe informatie en veranderende klant- en marktbehoeften. Hier kun je jouw facturatiebeleid op aanpassen.
- Klanten rangschikken op basis van hun betalingsgedrag. Dit zorgt voor betere cash forecasts. Bovendien kun je klanten met een hoge ‘likelihood to pay’ (snelle en betrouwbare betalers) prioriteren om het werkkapitaal op een optimaal niveau te houden.
Process Mining en accounts payable
Ook op het vlak van accounts payable biedt Process Mining uitkomst. Om bijvoorbeeld sneller te kunnen factureren, moet je zorgen dat je de juiste informatie tijdig hebt. Als bepaalde kritische data niet juist of volledig worden ingevoerd of aangeleverd, kost het veel tijd om fouten of hiaten in de informatievoorziening handmatig te corrigeren.
Process Mining biedt ook inzicht in automatiseringsmogelijkheden: waar kun je dat gaan doen en hoeveel geld en tijd gaat het je concreet besparen? Door bijvoorbeeld op detailniveau inzicht te krijgen in de workloads voor medewerkers, kun je achterhalen waar efficiëntie problemen liggen of waar extra aandacht vereist is. Bovendien weet je dan waar capaciteitsproblemen ontstaan en kun je beter plannen voor de toekomst en voorspellen wanneer er bepaalde investeringen nodig zijn op het gebied van medewerkers of assets.
Process Mining toepassen voor je accounts payable helpt je onder meer om:
- Rekeningen en facturen te prioriteren op basis van opleveringsdatum en impact op het werkkapitaal. Zo betaal je voortaan elke factuur op het juiste moment en blijft je werkkapitaal op een optimaal niveau.
- Met de kracht van machine learning dubbele facturen op te sporen en elimineren. Zo voorkom je dat je een factuur abusievelijk twee keer betaalt.
- Tijdelijke uitzonderingen in een proces te detecteren en oplossen. En dat allemaal zonder menselijke tussenkomst en vóórdat een factuur in je ERP-systeem terechtkomt.
- Op een geautomatiseerde manier en met machine learning in plaats van templates belangrijke data uit facturen te halen. Het resultaat? De verwerkingskosten per factuur gaan omlaag, terwijl de accuratesse toeneemt.
- In realtime de juiste informatie op te halen en direct rapporteren. Dit is van groot belang bij het snel nemen van kritische financiële beslissingen en het waarborgen van je liquiditeit.
Kortom, Process Mining geeft je inzicht in en een totaaloverzicht van je debiteurenproces. Dit helpt je bij het vinden van kansen voor automatisering en optimalisering. Je ziet waar vertragingen zitten, hoeveel opgesloten werkkapitaal er in het proces vast blijft zitten en hoe je dat verbetert.
Het beste uit Process Mining halen? Deep Value helpt
Zoals je ziet, is Process Mining een uitstekende methode voor het verbeteren en beter benutten van je werkkapitaal. Wil je ook op een professionele manier aan de slag met Process Mining? Dan helpt Deep Value je graag verder. Wij weten hoe je de methode inzet voor het verbeteren van je bedrijfsprocessen en het optimaliseren van je werkkapitaal.
Meer weten? Neem dan gerust contact met ons op via +31 (0)30 209 92 70 of via info@deepvalue.nl. Je kunt ook het contactformulier op onze website invullen.
Geef een reactie