Digitalisering is hard op weg om het werk van financiële professionals ingrijpend te veranderen. Meer en meer processen worden geautomatiseerd, terwijl het financiële werkveld zich steeds verder verbreedt. In dit artikel lees je hoe Process Mining een belangrijke bijdrage levert aan het organisatiebreed verbeteren van de financiële processen.
Er wordt binnen elke organisatie veel verwacht van de CFO en het financiële team, maar toch missen die vaak nog de nodige tools, data of zichtbaarheid om hun eigen afdeling en organisatie succesvol te leiden. Bovendien is er vaak een ontkoppeling of fragmentatie tussen de belangrijkste systemen en een gebrek aan samenwerking met andere businessunits.
Om in zo’n omgeving echt een verschil te maken, moeten financiële leiders buiten de gebaande paden treden en het hele bedrijfsmodel onderzoeken om groeimogelijkheden te vinden.
Alleen met een data-gedreven aanpak en de juiste technologieën zijn ze in staat om hun processen te verbeteren, resultaten te optimaliseren en inzicht te creëren ter ondersteuning van de strategische besluitvorming.
Procesmanagement en -optimalisatie zijn dan ook hot topics binnen het financiële domein. De uitdaging? Het verbeteren van de 4 hoofdelementen: werkkapitaal, productiviteit, risico en compliance en rapportage.
Procesmatige uitdagingen voor CFO’s
Als CFO heb je diverse taken. Denk bijvoorbeeld aan het beheer van de cashflow, het vaststellen en opstellen van belangrijke KPI’s, evalueren, regelen en visualiseren van processen voor een specifiek doel. Maar ook de businessplanning, groei-analyses, financiële prognoses, ROI-analyses, financieel risicomanagement en het borgen van de naleving van wetten en financiële spelregels.
Toch stuiten CFO’s en financiële teams nog geregeld op uitdagingen en barrières bij het invullen en uitvoeren van deze taken. Denk bijvoorbeeld aan de onderstaande voorbeelden.
- Een gebrekkig inzicht in belangrijke zakelijke drijfveren. Financiële afdelingen zijn in zo’n geval vaak eilandjes die weinig verbinding hebben met andere afdelingen en specialismen binnen de organisatie. De oplossing? Meer data verzamelen en die beter integreren.
- Te lange cycli voor het plannen, voorspellen en rapporteren. Dit verbeter je met een gerichte combinatie van single-event planning en continue planning.
- De ‘tirannie’ van spreadsheets en manueel werk. Dit los je op met moderne tools voor data-analyse en -verwerking.
Wat is Process Mining?
Met Process Mining los je veel van de bovengenoemde uitdagingen op. Voordat we kijken naar de kracht en voordelen van Process Mining, is het goed om uit te leggen wat de werkwijze en het begrip precies inhouden.
Eenvoudig gezegd is Process Mining een techniek om processen binnen een organisatie structureel te analyseren op basis van ruwe data. Met behulp van speciale software analyseer je event-logs die acties van medewerkers en systemen vastleggen.
Denk bijvoorbeeld aan de duur van een bepaalde handeling of aan de verschillende stappen die een medewerker of afdeling doorloopt bij het uitvoeren van een proces. Het doel van Process Mining? Ruwe gegevens uit jouw IT-systemen omzetten in waardevolle inzichten.
Process Mining maakt gebruik van de kracht van automatisering en moderne, geavanceerde (vaak met AI uitgeruste) analysetools om de digitale voetsporen te onderzoeken die de activiteiten binnen je organisatie achterlaten. Je krijgt gelijk een beeld van hoe een proces er nu uitziet en kunt nagaan in hoeverre het afwijkt van de ideale standaard.
Je kunt bijvoorbeeld afwijkingen van de optimale standaard vaststellen op het gebied van tijd, resultaat, kosten of de volgorde van handelingen. Process Mining is een goede manier om ‘stoorzenders’ te identificeren die je in de dagelijkse werkpraktijk niet altijd opmerkt.
Gartner omschrijft Process Mining ook wel als een techniek voor het ontdekken, monitoren en verbeteren van werkelijke processen (in plaats van veronderstelde processen) door direct beschikbare data uit eventlogs van informatiesystemen te halen.
Process Mining is een proces dat bestaat uit een viertal stappen:
- Informatie verzamelen uit bronsystemen, databases en opslagmedia. Die data vertaal je vervolgens naar event logs, waardoor je processen kunt visualiseren.
- Ontdekken. In deze fase wordt duidelijk wat de oorzaken zijn voor een bepaald verloop van processen en visualiseer je die processen.
- Verbeteren. Je gaat op zoek naar intelligente oplossingen zoals het automatiseren van processtappen en wegnemen van bottlenecks.
- Monitoren. Deze processtap bestaat uit het volgen van belangrijke metrics en doorlopend benchmarken.
Ten opzichte van andere vormen van data-analyse heeft Process Mining een tweetal grote voordelen. Allereerst kun je een direct verband leggen tussen het verloop en de resultaten van een proces. Hierdoor wordt het makkelijker om oorzaak-gevolgrelaties aan te tonen en te duiden.
Process Mining geeft bovendien in één oogopslag een overzichtelijke weergave van het proces, waardoor het voor vrijwel iedereen een gebruiksvriendelijk instrument is.
Process Mining binnen het financiële domein
Het verbeteren van financiële processen draait vooral om 4 hoofdelementen: werkkapitaal, productiviteit, risico en compliance en rapportage. Tijd om eens te kijken naar de uitdagingen per element en de manier waarop Process Mining die aanpakt.
Werkkapitaal als zakelijke smeerolie
Werkkapitaal is het geld dat je nodig hebt om aan je financiële verplichtingen te voldoen. Het is de smeerolie die de zakelijke machine lopend houdt. Belangrijke uitdagingen op het gebied van werkkapitaal zijn:
- Het te vroeg betalen van facturen, bijvoorbeeld omdat leveranciers documenten sturen met een verkeerde betalingsdatum.
- Het te laat innen van betalingen omdat het factureringsproces over te veel schijven gaat.
- Te hoge verwerkingskosten per factuur. Dit zien we vaak bij bedrijven en kantoren die nog nauwelijks gebruikmaken van moderne technologie om bepaalde stappen van het facturatieproces te automatiseren.
- Te weinig kijk op kredietrisico’s en de kredietwaardigheid van leveranciers of partners.
Process Mining stelt je in staat om te monitoren waarom je rekeningen structureel te vroeg betaalt en te laat int, bijvoorbeeld door betaaltermijnen te scannen en je notificaties te sturen wanneer het tijd is om een factuur te versturen of te innen. Daarnaast laat de technologie je zien welke stappen in het facturatieproces geschikt zijn voor automatisering.
Productiviteit van de financiële afdeling
Het financiële proces bestaat, net als veel andere bedrijfsprocessen, uit een reeks acties met een beoogd en specifiek resultaat. In het geval van de financiële afsluiting draait het om nauwkeurige financiële overzichten en zinvolle maatstaven voor bedrijfsprestaties.
Helaas is financiële informatie een goed dat in waarde afneemt naarmate het langer op de plank blijft liggen. Hoe langer het duurt om verklaringen op te stellen, hoe minder waardevol de informatie wordt.
Bij een lange doorlooptijd komt daarom de productiviteit, een tweede kernelement dat de efficiëntie van je processen bepaalt, in het gedrang. De meest voorkomende productiviteitsproblemen zijn:
- Processen verlopen traag door een overdaad aan manuele handelingen.
- Een gebrek aan automatisering vergroot de foutgevoeligheid van processen en zorgt ervoor dat (handmatig uitgevoerde) handelingen niet direct zichtbaar zijn in digitale systemen.
- Door een gebrekkige procesafstemming voeren medewerkers taken vaak dubbel uit.
Dankzij Process Mining maak je betere en snellere beslissingen en veranderen CFO’s en financiële teams van simpele ‘scorekeepers’ in veelzijdige businessanalisten. Hierdoor kunnen ze ook betere en waardevollere financiële voorspellingen doen.
Manage risico's en zorg voor compliance
Risico en compliance zijn extreem belangrijke aandachtspunten voor elk bedrijf dat werkt met financiële en privacygevoelige informatie. Toch gaat er ook op dit vlak nog geregeld wat mis.
- Het inkopen van diensten of producten buiten contracten (‘maverick buying’). Dit zorgt ervoor dat je weinig inzicht hebt in de veiligheidsstatus van een product of dienst, maar leidt ook tot verborgen kosten.
- Een slechte scheiding van verantwoordelijkheden. Hierdoor neemt de kans op onzorgvuldig databeheer en datalekken toe.
- Het niet goed nakijken of naleven van SLA’s, waardoor je op het gebied van compliance in de problemen komt of een verkeerd beeld hebt van de diensten en garanties die een leverancier biedt.
Process Mining geeft je aan de hand van actuele data over SLA’s, licenties en verplichtingen op het gebied van data- en privacybescherming inzicht in je complianceniveau. Je beschikt over de kennis die je nodig hebt om een goede interne audit uit te voeren. Daarnaast stel je automatische notificaties in. Die signaleren overtredingen en manen medewerkers tijdig tot actie. Zo voorkom je dat kleine complianceproblemen uitlopen op grote overtredingen en torenhoge boetes.
De perfecte financiële rapportages
Het laatste kernelement is de rapportage. Financiële en bestuurlijke rapportages moeten leiden tot informatie waarop je kunt vertrouwen. Rapporten moeten transparantie en inzicht in de bedrijfsvoering creëren en je helpen bij het maken van goede keuzes. Efficiënte, tijdige en accurate rapportagesystemen leiden tot betere en snellere beslissingen.
Van belang zijn vooral de kwaliteit van data en de snelheid van rapporteren. Is informatie zo gegroepeerd en gestructureerd dat je er gelijk waardevolle inzichten uit kunt halen? En kun je er snel genoeg over beschikken om te voorkomen dat rapportages mosterd na de maaltijd worden?
Juist omdat Process Mining gebaseerd is op een grondige analyse van event logs die alle handelingen en procesonderdelen nauwkeurig ontleden, verbetert de datakwaliteit enorm. Je kunt je gegevens bovendien visualiseren en presenteren in overzichtelijke realtime-dashboards. Het resultaat? Je kunt snellere en beter gefundeerde beslissingen nemen.
Met de volgende best practices perfectioneer je jouw rapportages helemaal:
- Registreer transacties op het moment dat de activiteit plaatsvindt. Zo heb je realtime-data en hoef je niet meer achteraf te gaan zoeken naar gegevens.
- Vereenvoudig de data-invoer, bijvoorbeeld middels automatisering.
- Voer alleen in wat je echt nodig hebt en ook daadwerkelijk gaat gebruiken.
- Controleer en corrigeer boekingen direct na het invoeren, niet pas na de maandafsluiting.
- Vraag actief na welke informatie je team nodig heeft om de beste beslissingen te kunnen nemen. Handel vervolgens actief naar de antwoorden.
- Neem ook belangrijke niet-financiële informatie op in je managementrapportages om context te geven aan de financiële overzichten. Vice versa geldt hetzelfde.
Meer weten?
Zoals je ziet, wordt het verbeteren van processen een stuk makkelijker als je de kracht van Process Mining benut. Bij Deep Value kennen we de kracht van Process Mining en gebruiken we de techniek om snel operationele efficiëntie en een betere proceskennis te realiseren voor jouw organisatie.
Benieuwd naar wat wij voor jouw organisatie en financiële afdeling kunnen betekenen? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op door te bellen naar +31 (0) 30 209 92 70 of te mailen naar info@deepvalue.nl. Je kunt ook een live demo inplannen om Process Mining in actie te zien.
Geef een reactie